CPC中文印刷社区 - 关于可变数据问题

[转贴]看看能有上不
利用Word邮件合并插入图片2008-04-15 16:06

　　Word的邮件合并功能非常不错，其基本思想就是定义一个Word模板，再选择一个数据表格，然后将数据表格中的每条数据填入模板中形成一个页面，并将根据所有数据生成的页面组合起来形成一个新的文档(输出到新Word文档或者打印机)，这就是我们所需要的结果。
　　一般情况下，使用邮件合并都不会很费事，因为Word提供的邮件合并向导和邮件合并工具栏已经让操作非常简单易行了。但是，当合并一套员工卡的时候，问题就出来了：相片怎么合并进去呢？这个时候就得用“域”来往Word中插入图片。这里，会用到一个叫"INCLUDEPICTURE"的Word域。先来看看这个域的用法(来自Word帮助文档)：
域用法：{ INCLUDEPICTURE "FileName" [Switches ] }

"FileName" ：图形文件的名称和位置。如果其中包含较长的带空格文件名，请用引号引住。指定路径(路径：操作系统用来定位文件夹或文件的路径，例如 C:\House finances\March.doc。)时，请以双反斜杠替代单反斜杠。例如：“C:\\Manual\\Art\\Art 22.gif”

Switches 开关，如下：
\c 　　Converter 指定要使用的图形筛选。图形筛选的文件名不带有 .flt 扩展名，例如，输入 pictim32 表示筛选文件 Pictim32.flt。

\d　　图形数据不随文档保存以减小文件长度。

　　注意一下：插入域的时候，包含域代码的那一对大括号并不是手工输入的。应该使用Ctrl+F9来插入域(此时会自动插入表示域的那一对大括号)，并在其中填写域代码。
　　现在先来试验一下通过域插入图片。假设在C:\有一个图片文件test.jpg，那么，在Word里按Ctrl+F9插入域，并填写代码“INCLUDEPICTURE "C:\\test.jpg"”，注意C:后面是“\\”而不是“\”。现在保持光标在域中，按Shift+F9将代码转换为结果，也就是把图片内容显示出来。这时候如果什么也没显示，不要慌，按个F9刷新一下域就行了。其实，在按Shift+F9之前直接按F9刷新域也可以显示出来图片。
　　INCLUDEPICTURE域已经试验成功了，现在只需要在邮件合并的模板中插入INCLUDEPICTURE域，并在它的“FileName”参数中插入包含图片地址的合并域，比如：{ INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD "照片地址" }" }
这里，用到的数据表格是：

…… 图片地址
…… C:\\photo\\001.jpg
…… C:\\photo\\002.jpg
…… C:\\photo\\003.jpg
…… ……

　　现在，点击邮件合并工具栏上的“查看合并数据”按钮进入预览状态，并在INCLUDEPICTURE域上按F9刷新，可以看到图片已经被成功插入到模板中了。不过图片大小似乎不太合适，调整一下。
　　点击邮件合并工具栏上的“合并到新文档”按钮，看看是不是大功告成？
　　不是……因为所有的图片好像都是显示的同一个人。没关系，全选这个Word文档，然后按F9对所有域进行刷新。这时候图片应该都换成了正确的图片，如果没有——也许Word有这么个BUG——那你就先把这个文档保存下来，关闭，再打开，全选，F9刷新。
　　图片刷新的问题是解决了，但是又出现了另一个问题，图片大小都变成调整前的了。也就是说，我们插入INCLUDEPICTURE域之后所做的调整，全都失效。查查Word的帮助文档，可以找到，所有域代码都可以有一个开关，用来保存对域结果进行的格式修改： \* MERGEFORMAT(注意前面的\*是必须的)。所以，将上面的INCLUDEPICTURE域代码修改为{ INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD "照片地址" }" \* MERGEFORMAT }
　　在邮件合并模板中F9刷新显示图片，调整图片，再合并成新文档，刷新全部域——OK，这次全都是调整后的格式了。
　　最后还有一点不得不说明，图片只有在应用“嵌入型”版式的时候才可以用于邮件合并。如果选成其它格式，虽然定位方便了，但是邮件合并的时候会不认它。如果确实需要灵活的定位，可以考虑插入一个文本框，去掉边框等属性，并在这个文本框里插入INCLUDEPICTURE域代码，调文本框的位置即可。